Rekisteriseloste ja muuta sellaista

Seloste henkilötietojen käsittelystä SOTE-palveluiden yhteydessä (Hieronta-Rentonen, Makepa)

1. Rekisterinpitäjä

Yhteisvastuullisesti:

• Hieronta-Rentonen/Kuu & Moon Media (aputoiminimi) 2309121-6
• MaKePa (markkinointinimenä Hieronta-Rentonen) 2431219-9

Yrityksen yhteystiedot ja käyntiosoite:

• Hieronta-Rentonen/Kuu & Moon Media:
  Iina Kuusisto-Leppänen
  Muotialantie 23, 33800 Tampere
  hieronta.rentonen@gmail.com
  kuuetmoonmedia@gmail.com
  0440927772
  
• Makepa/ (Hieronta-Rentonen Rahola):
  Marko Leppänen
  Voionmaankatu 44 D, 33300 Tampere
  marko.rentonen@gmail.com
  0405428464

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Yhteisvastuullisesti: Iina Kuusisto-Leppänen ja Marko Leppänen
yhteystiedot samat kuin yllä

2. Rekisteröidyt

Hieronta-Rentonen ja MaKePa asiakasrekisterissä käsitellään asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden asiakastietoja ja potilastietoja.

Kuu & Moon Median rekisterissä on asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, uutiskirjeen tilaajia sekä sosiaalisen median seuraajista koottuja sisäpiiriläisiä.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen/potilassuhteen perusteella
• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla kerätty nimilista, kysytty lupa markkinointiin)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja saa käsitellä vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: 

• Asiakassuhteen hoitaminen
• Palveluista kertominen esim. vapaiden aikojen, uusien palveluiden tai palveluihin liittyvä markkinointi.
• Potilastyö: Lain edellyttämä potilas ja hoitotietojen kerääminen ja tallentaminen.
  Keräämme asiakkaistamme hoidon ja asiakassuhteen kannalta olennaiset tiedot. Olemme ammatinharjoittajina vastuussa keräämistämme asiakastiedoista, niiden säilyttämisestä ja suojaamisesta. Terveyden huollon ammattihenkilönä koulutettu hieroja on vaitiolovelvollinen ja asiakastiedot ovat lain mukaan salassa pidettäviä.
• Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on turvata asiakkaalle mahdollisimman hyvä ja turvallinen hoito sekä toimiva asiakassuhde. Tietoja, jotka eivät ole hoidon tai asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia ei kerätä.
• Kerättävät tiedot ovat tarkoitettu potilasturvallisuudesta huolehtimiseen, palveluiden ja tuotteiden tuottamiseen ja toimittamiseen asiakkaalle, asiakassuhteen ylläpitämistä, kehittämistä ja tilastointia varten.
• Kotisivujen palveluntarjoajan kautta tulleiden evästeiden kautta keräämme välttämättömien evästeiden lisäksi analytiikka-, markkinoinnillisia- ja toiminnallisia evästeitä varmistaaksemme parhaan mahdollisen käyttökokemukset. Emme myy tai muutenkaan luovuta näitä tietoja ulkopuolisille.
• Noudatettavia lakeja
  Henkilötietolaki 523/1999
  Kuluttajansuojalaki 393/2014
  Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994
  Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
  Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

• nimi,
• osoite,
• sähköposti,
• puhelinnumero,
• henkilötunnus, vain jos syntyy velkasuhde tai on muu lakin perustuva syy.

Yritysten osalta myös

• yrityksen nimi,
• yritystunnus,
• osoite,
• puhelinnumero,
• sähköpostiosoite,
• verkkosivujen osoite,
• yhteyshenkilön tiedot,
• laskutukseen liittyvät tiedot

   Potilastietoihin kirjataan:

• nimi,
• osoite,
• puhelinnumero,
• henkilötunnus
• sähköposti,
• Ammatti
• Terveystiedot
• Hoitotapahtumat

Terveydentilaa koskevat tiedot:

• hierontaan tulon syy,
• hieronnan kontraindikaatiot,
• asiakkaan terveydentila,
• allergiat,
• leikkaukset ja käyttämät lääkkeet,
• aikaisemmat hoidot, asiakkaan antamat lisätiedot

Hoitotapahtumaa koskevat tiedot:

• asiakkaan hoidon alkutilanne,
• tehdyt testit, hoitoajat,
• annettu hoito,
• muistiinpanot,
• tapaamiset,
• asiakkaan antamat lisätiedot

Asiakkaan antamat lisätiedot:

• työn luonne,
• harrastukset,
• arki- ja työpäivän ergonomiaan liittyvät asiat sekä muu sellainen tieto, jolla on merkitystä hoidon suunnittelussa tai toteutuksessa.

Asiakastiedot

• tiedot ostetuista tuotteista / palveluista.
• Suostumus suoramarkkinointiin ja mainontaan: sähköpostiosoite tai puhelinnumero

Asiakkaan luvalla yhteystietoja (puhelinnumero ja sähköpostiosoite) käytetään palveluihin, tarjouksiin ja tapahtumiin liittyvään tiedottamiseen, mainontaan ja markkinointiin.
Lupaa pyydetään pääasiassa asiakastietolomakkeessa. Asiakas voi antaa suoramarkkinointiluvan myös puhelimitse, tapaamisen yhteydessä, liittymällä omatoimisesti sähköpostilistalle tai sähköisen ajanvarauksen kautta.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen tähän tarkoitukseen milloin tahansa. 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

Hieronta-Rentonen: hieronta.rentonen@gmail.com
Kuu & Moon Media: kuuetmoonmedia@gmail.com
MaKePa: marko.rentonen@gmail.com

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystieto www.tsv.fi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti

alkuhaastattelusta sekä hoidon aikana saaduista lisätiedoista sekä käydyistä keskusteluista Hieronta-Rentonen/ MaKePa

Potilastyössä:

• Asiakkaan täyttämästä esitietolomakkeesta (potilasasiakirja) tai asiakkaan antamana asiakkaan yhteydenotoista puhelimitse/sähköpostitse/tekstiviestillä
• alkuhaastattelusta sekä hoidon aikana saaduista lisätiedoista sekä käydyistä keskusteluista

Kuu & Moon Media:

• asiakkaalta itseltään
• asiakassuhteen syntyessä esim asiakastietolomakkeesta/sähköpostilla
• verkkolomakkeen kautta
• puhelimitse
• muissa yhteyksissä, jossa asiakas ilmaisee suostumuksensa esim sähköpostilistalle liittymiseen
• Myös sähköpostin tai internetsivujen välityksellä tullutta tietoa voidaan kerätä, jos sillä on yritystoiminnan kannalta merkitystä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Hieronta-Rentosen, Kuu & Moon Median ja MaKePa:n ulkopuolelle. 

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

• Mailchimp ja Mailerlite uutiskirjeohjelmat (Kuu & Moon Media)

Potilastiedot: (Hieronta-Rentonen/Makepa)

• Potilasasiakirjatiedot luovutetaan pääsääntöisesti kopioina tai lausuntoina.
• Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä niihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta ja luovutuksen peruste. Merkintä tehdään myös siitä, jos potilas on kieltänyt tietojensa luovuttamisen.
• Tietoja voidaan luovuttaa vain lain sallimissa rajoissa viranomaisille.
• Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväksi ja tarkistettavaksi hänestä kerätyt tiedot sekä saada korjatuksi väärät tiedot.
• Asiakkaalla on myös oikeus saada halutessaan kopiot potilasasiakirjoista sekä tietoa hänestä kerätyistä tiedoista.
• Henkilötietoja ei myydä tai muutoin luovuteta kolmannelle osapuolelle

8. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
• Potilastietoja säilytetään voimassa olevan potilastietoja käsittelemän lain vaatimalla tavalla.
• Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan pyytämällä tietojensa poista tai poistumislinkin kautta, mikäli lähettämässämme markkinointisähköpostissamme on kyseinen poistumislinkki

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Hieronta-Rentosen/Kuu & Moon Median ja MaKePan rekisterinpitäjät sekä yritysten kirjanpitäjä Piia Mändul.

Takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kerätyt tiedot tallennetaan kirjallisessa muodossa ja säilytetään yhdessä asiakkaan täyttämän asiakastietolomakkeen kanssa lukitussa paikassa.
Internetsivujen hallinta ja tätä kautta käytettävissä olevat kävijätilastot ja muut seurantatiedot ovat palveluissa käytettävien salasanojen takana.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, kuin alla mainituissa tapauksissa.

• Markkinointiin liittyviä henkilötietoja (asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero) saatetaan säilyttää ja käyttää EU-maiden ulkopuolella.
  Esimerkiksi tiedottamiseen tarkoitetun materiaalin toimittamiseen asiakkaalle, kolmannen osapuolen tarjoamaa sovellusta käytettäessä. (Kuu & Moon Median uutiskirjeet)
  Tällöin ammatinharjoittaja pyrkii huolehtimaan, että kolmas osapuoli on luotettava ja että tietojen säilytyksessä ja suojaamisessa noudatetaan huolellisuutta ja tarkkuutta.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kerätyt tiedot tallennetaan kirjallisessa muodossa ja säilytetään yhdessä asiakkaan täyttämän asiakastietolomakkeen kanssa lukitussa paikassa.
Internetsivujen hallinta ja tätä kautta käytettävissä olevat kävijätilastot ja muut seurantatiedot ovat palveluissa käytettävien salasanojen takana.

Yhteystiedot

Hieronta-Rentonen Tampere, Nekalan piste

Käyntiosoite: Muotialantie 23, 33820 Tampere

Puh: 044 0927772
Sähköposti: hieronta.rentonen(ät) gmail.com